Encoded Archival Description

Ivo Zandhuis (ivo@zandhuis.nl)

Encoded Archival Description is een internationale XML-standaard voor het markeren van archiefinventarissen. Op deze website kunt u informatie vinden over het gebruik van EAD in de Nederlandse situatie.

EAD leren

Het leren van EAD is noodzakelijk voor programmeurs die software willen maken die EAD-bestanden maakt of verwerkt. Het is ook mogelijk dat een archivaris zelf direct in XML archiefinventarissen maakt. Ook dan is noodzakelijk meer details over EAD te leren kennen. Voor elke archivaris die te maken krijgt met EAD is het nuttig de algemene principes achter EAD te leren kennen. Hieronder wordt zowel gedetailleerde als algemene informatie over EAD (en XML) aangeboden.

Een EAD-bestand is een tekst ("TXT") bestand waarin de onderdelen van de archiefinventaris worden gemarkeerd met afgesproken markeringen. Zo wordt een inventarisnummer gemarkeerd door de beginmarkering ("begintag") <unitid> en de eindmarkering ("endtag") </unitid>. Een uitgebreidere (maar nog steeds beknopte) uitleg is te vinden in de beknopte inleiding. Ook is een voorbeeld beschikbaar zowel in XML (ook beschikbaar: een weergave in PDF met regelnummers).

XML leren

eXtensible Markup Language (XML) is een standaard die lijkt op HTML. In HTML zijn de tag-namen echter vastgelegd; de XML-standaard beperkt zich tot afspraken over hoe een markering eruit moet zien (zoals dat daarbij gebruik moet worden gemaakt van < en >). Meer (gedetailleerde) achtergrondinformatie over XML:

Afspraken over het gebruik van EAD: Belgisch Nederlandse richtlijnen

Om EAD goed te gebruiken moeten afspraken gemaakt worden over wat wordt verstaan onder bepaalde "tags". Door het diverse partijen zijn gezamenlijk dergelijk afspraken vastgelegd in de richtlijnen. Deze richtlijnen passen in een internationale context van standaarden en richtlijnen.

Iedereen wordt geadviseerd deze richtlijnen ook in hun eigen organisatie te hanteren. Als iedereen in Nederland dezelfde richtlijnen hanteert, wordt de introductie van software die (Nederlandse) EAD maakt of verwerkt bevorderd. Ook publiek zal door de toepassing van dezelfde richtlijnen steeds met dezelfde vorm van toegangen worden geconfronteerd, waardoor de toegankelijkheid van archieven verbetert.

Publiceren van EAD-documenten: stylesheet voor conversie naar PDF

EAD is bedoeld voor het opslaan van archiefinventarissen. Natuurlijk wordt een archiefinventaris niet direct in EAD aan het publiek aangeboden. Hiervoor is een omzetting nodig naar een website of een PDF-bestand dat kan worden uitgeprint. Ook kan een verzameling EAD-documenten zodanig in een systeem worden opgeslagen (bv. een database) dat er full-text in kan worden gezocht.

Voor de omzetting van een EAD-bestand naar PDF kan gebruik gemaakt worden van een XSL-FO stylesheet. Ik heb (bij wijze van experiment) een dergelijke stylesheet gemaakt. Ik ben geen programmeur en sta niet in voor de kwaliteit, maar de stylesheet kan gebruikt worden om verder met EAD kennis te maken. Gebruik is gratis, maar zonder garantie. De stylesheet is geschreven om gebruikt te worden met de Formatting Object Processor ("FOP") van Apache.

Literatuur over EAD in Nederland

De belangrijke literatuurverwijzingen zijn te vinden op de website van de taskforce.

EAD en het Sematische Web

Ik heb een ochtend zitten experimenteren bij het omzetten van EAD-bestanden naar "codering" voor het Semantische Web in OWL en RDF. Het is heel beperkt, maar geeft misschien wel een eerste indruk.